November 2018

INLEIDING
Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Vanaf die datum geldt dezelfde privacy wetgeving in de Europese Unie.

WAT IS DE AVG?
De AVG is in Nederland de opvolger van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp). Het betreft Europese wetgeving ter bescherming van met name de persoonsgegevens van natuurlijke personen. Van organisaties – en dus ook van Bequick – wordt verwacht dat hun bedrijfsvoering in overeenstemming is met de AVG.

WAT ZIJN DE GEVOLGEN VOOR BEQUICK?
Een vereniging als Bequick krijgt meer verplichtingen bij het verwerken van persoonsgegevens. Bequick – en met name de ledenadministratie -  zal moeten kunnen aantonen dat de juiste technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om aan de AVG te voldoen.

ORGANISATIE BIJ BEQUICK
Het bestuur van de vereniging moet kunnen aantonen op welke wijze wordt omgegaan met persoonsgegevens van de aangesloten leden. De door het bestuur aangewezen ledenadministrateur is de enige functionaris die mutaties in het ledenbestand kan aanbrengen. Het bestuur en de webmaster hebben slechts inzage in het ledenbestand. PROCEDURE LEDENADMINISTRATIE

A. WELKE PERSOONSGEGEVENS BEVINDEN ZICH IN ONZE ADMINISTRATIE?

• NAW-gegevens

• Geboortedatum en geslacht

• Datum start lidmaatschap

• E-mailadres

• Telefoonnummer(s)

• IBAN-nummer

• Bondsnummer

• Speelsterkte

• Soort lidmaatschap

• Pasfoto

 
B. WAAROM WORDEN DEZE GEGEVENS OPGESLAGEN?

• NAW-gegevens worden gebruikt bij het versturen van post aan de leden.

• Geboortedatum en geslacht zijn nodig voor inschrijving bij de KNLTB.

• Datum start lidmaatschap wordt gebruikt bij het huldigen van jubilarissen.

• E-mailadres wordt gebruikt voor het versturen van de nieuwsbrief aan de leden.

• Telefoonnummers worden gebruikt om contact op te nemen met het lid.

• Het IBAN-nummer wordt gebruikt ter controle van ingekomen (contributie-)betalingen of voor automatische incasso van de contributie.

• Bondsnummer en speelsterkte zijn nodig bij inschrijving voor competitie en toernooien.

• Het soort lidmaatschap is nodig om de hoogte van de contributie te bepalen.

• De pasfoto is nodig voor de KNLTB-pas.

C. SPECIFIEKE MAATREGELEN

1. Persoonsgegevens worden niet verstrekt aan derden.

2. NAW-gegevens, KNLTB-nummer en telefoonnummer van de leden van Bequick zijn pas beschikbaar voor de andere leden van Bequick na inloggen op onze website. De complete ledenlijst wordt niet getoond, pas na het zoeken op naam komen de genoemde gegevens beschikbaar.

3. Na inloggen op de website is zichtbaar welke persoonsgegevens van het betreffende lid staan geregistreerd. Ook is het mogelijk deze aan te passen / te wijzigen.

4. Op dit moment voldoet de clubapp nog niet aan de eisen van de AVG. Onze softwareleverancier All United verwacht dit eind november 2018 te hebben opgelost.

5. Wie wanneer is ingelogd is terug te zien, inclusief  de inlogtijd.

6. All United – onze softwareleverancier -  heeft een verwerkingsovereenkomst met de bij haar aangesloten verenigingen.

7. Bequick heeft Martin Weeda als functionaris gegevensbescherming aangesteld.

8. Bequick is zichtbaar op Facebook en Instagram. Uitingen van derden op deze en andere sociale media vallen niet onder verantwoordelijkheid van het bestuur.

De gegevens die worden opgeslagen worden door het (toekomstig) lid zelf verstrekt m.b.v. het digitale of papieren inschrijfformulier.

Op dit formulier wordt ook uitdrukkelijk gevraagd naar toestemming voor het plaatsen van (wedstrijd-) foto’s op de website en in de pers.